Koszty prowadzenia działalności gospodarczej

Zarządzanie finansami to pojęcie najczęściej kojarzone z bankami lub dużymi firmami produkującymi wyroby na masową skalę. Myśląc o budżecie, widzimy sztab księgowych pracujących w arkuszach MS Excela, sporządzających sprawozdania finansowe i raporty dla Zarządu. Ale finanse to zagadnienie, które dotyczy nie tylko makro-podmiotów. Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze również muszą efektywnie zarządzać budżetem firmowym - planować swoje wydatki, terminowo rozliczać się z kontrahentami, rozdzielać swój kapitał w taki sposób, aby starczyło na rozwój. O ile w dużej firmie istnieje odrębne biuro finansowe, o tyle mikro-przedsiębiorca jest najczęściej prezesem, sprzedawcą, dostawcą i księgową w jednej osobie. Niezależnie od wielkości firmy i zakresu obowiązków jej przedstawicieli, bieżące monitorowanie kosztów działalności jest konieczne by przetrwać na rynku i rozwijać działalność na skalę umożliwiającą swobodną konkurencję w otoczeniu rynkowym.

Dlaczego budżet jest tak ważny?

Szacowanie wydatków i porównywanie kosztów z dochodami (rzeczywistymi lub prognozowanymi) jest ważne, ponieważ pomaga przedsiębiorcom określić, czy mają wystarczająco dużo pieniędzy na działalność operacyjną i rozwój firmy. Brak budżetu  i wiedzy na temat stanu finansów przedsiębiorstwa najczęściej prowadzi do niekontrolowanych wydatków i zatorów płatniczych. Z drugiej strony niewykorzystywanie nadwyżek gotówki, to rezygnacja z szansy zwiększenia pozycji konkurencyjnej na rynku i rozwoju firmy.

Co zrobić, gdy prowadzenie działalności gospodarczej sprowadza się tylko do regulowania bieżących zobowiązań?

Planowanie wydatków oraz racjonalne zarządzanie budżetem jest sporym wyzwaniem w sytuacji, gdy przychody z działalności są niskie lub wręcz maleją z miesiąca na miesiąc. Najczęściej prowadzi to do zahamowania rozwoju firmy i bieżącego „łatania dziur” w budżecie, by nie popaść w spiralę zadłużenia. Właściciele zwykle odraczają terminy płatności swoich zobowiązań lub oszczędzają na działalności operacyjnej. Czy jest jakaś granica tolerancji kosztów, by zachować bieżącą płynność finansową i jednocześnie rozwijać przedsiębiorstwo?

Faktoring jest jednym z narzędzi finansowych, które wspiera przedsiębiorców w zarządzaniu należnościami. Często jest wykorzystywany jako stałe zewnętrzne źródło finansowania, które łatwo rozliczyć księgowo. To znacznie zwiększa bezpieczeństwo prowadzenia działalności gospodarczej, bo faktoring nie obciąża budżetu firmy. Aby dodatkowo obniżyć koszt pozyskania kapitału, warto sprzedawać faktury wystawione na wiarygodnych płatników. Faktor wyceni wówczas transakcję na korzystniejszych warunkach, a pozytywna współpraca wpłynie na ogólne warunki finansowania w przyszłości. Faktoring jest bardzo popularny wśród mikro- i małych przedsiębiorstw. A to właśnie te podmioty mają najtrudniej w otoczeniu wielkich koncernów czy korporacji. Sprzedając faktury do firmy faktoringowej przedsiębiorca otrzymuje gotówkę od razu, bez konieczności czekania do terminu płatności. Dzięki temu zachowuje płynność finansową i na bieżąco może regulować własne zobowiązania. Korzystając z faktoringu regularnie, przedsiębiorcy mają stały dopływ gotówki, więc mogą inwestować i rozwijać działalność. Doraźna sprzedaż należności do firm faktoringowych pozwala „łatać” przejściowe dziury w budżecie. Tak więc faktoring to elastyczne narzędzie, które pozwala kontrolować płynność finansową oraz – niezwykle ważne dla przedsiębiorców – otaczać się rzetelnymi i wypłacalnymi kontrahentami. A nic tak nie uspokaja właścicieli jak świadomość, że ich biznesy są zabezpieczone finansowo.

W jaki sposób utrzymać koszty prowadzenia działalności na optymalnym poziomie?

W ciągu ostatnich lat wyraźnie widać tendencję, wśród wszystkich podmiotów gospodarczych, która idzie w kierunku zwiększania wolumenu sprzedaży, przy jednoczesnym obniżaniu poziomu kosztów działalności. Na takich zasadach działają m.in. Fintechy, takie jak Monevia – czyli instytucje finansowe, dostarczające produkty stworzone na bazie nowoczesnych technologii i automatyzacji procesów obsługi. Jednak bogate zaplecze IT, to nie jedyny sposób na redukcję kosztów działalności. Oto 3 sposoby, które z powodzeniem sprawdzają się (również w Monevii) już od wielu lat:

1. Zbudowanie zgranego i doskonale zmotywowanego zespołu - wieloletnia praktyka i unikalne know-how oraz zespół specjalistów, którzy tworzą firmę od podstaw to naprawdę trudne wyzwanie. Zbudowanie zgranego zespołu, złożonego z różnych osobowości, wymaga przede wszystkim chęci, zaangażowania i zaufania płynącego z obu stron. Uzyskana i ćwiczona wiedza pozwala unikać błędów merytorycznych, które bywają kosztowne dla firmy.
2. Regulowanie należności w terminie – terminowe spłaty własnych zobowiązań są priorytetem na drodze do rozwoju firmy. Dzisiejszy rynek finansów oferuje wiele produktów, które stanowią dodatkowe zewnętrzne źródło finansowania biznesu. Jednym z takich produktów jest mikrofaktoring od Monevii, który dedykowany jest mikro- i małym przedsiębiorcom, borykającym się na co dzień z zatorami płatniczymi. Dodatkowa gotówka w kasie może być wykorzystana nie tylko na regulowanie bieżących zobowiązań, ale i na nowe inwestycje.
3. Współpraca z rzetelnymi podmiotami - to oczywiste, że każdy przedsiębiorca chciałby współpracować tylko z najbardziej wypłacalnymi partnerami. Jak zatem radzić sobie z tymi, którzy spóźniają się z zapłatą lub w ogóle nie płacą? Można samodzielnie monitorować kontrahentów, ale można też zlecić działania windykacyjne wyspecjalizowanym firmom. Nie zmieni to jednak faktu, że pieniędzy nadal nie ma. Rozwiązaniem problemu nierzetelnych płatników może okazać się mikrofaktoring. Oferując faktury do sprzedaży, przedsiębiorca zyskuje dostęp do bezpłatnej weryfikacji swoich kontrahentów. Firma faktoringowa dysponuje szeregiem narzędzi pozwalających rzetelnie ocenić kondycję danego płatnika, a tym samym zminimalizować ryzyko związania się z niewypłacalnym kontrahentem.