Dlaczego przedsiębiorcy drukują faktury online?

Mija już kilka lat od czasu, gdy ustawa o VAT umożliwia podatnikom wystawianie faktur online. Nie trzeba już pytać urzędu skarbowego, czy plik faktury w formacie pdf wysłany mailem do konta kontrahenta jest ważny, a pani w okienku nie może nam zakwestionować elektronicznej faktury proforma. Świat wkroczył na dobre w erę cyfryzacji i dotarł nawet do administracji publicznej. Wystawianie faktury elektronicznej ma wiele zalet, począwszy od oszczędności na wysyłce pocztą, przez szybkość jej dostarczenia, na ochronie środowiska kończąc. W takim razie dlaczego w raportach oraz ankietach wciąż ponad połowa pytanych przedsiębiorców deklaruje, że popularny jest u nich druk faktur? Zapytaliśmy o to użytkowników serwisu do wystawiania faktur online.

Z elektronicznej ankiety przeprowadzonej wśród stałych użytkowników serwisu Faktura.pl, którą przeprowadzono w listopadzie 2016 roku, wyłania się ciekawy obraz relacji mikroprzedsiębiorców do wystawianych przez nich faktur. 47% starszych użytkowników deklarowało, że zawsze lub przeważnie wysyłają faktury mailem, przy czym wśród młodszych użytkowników odsetek ten wynosił już 62%. To oznacza, że wciąż 53% starszych i 38% młodszych użytkowników przyznaje się, że drukuje faktury i wysyła je pocztą tradycyjną. Zastanawialiśmy się, dlaczego, pomimo przystępnych przepisów i powszechnej wiedzy o tym, jak wystawić fakturę elektroniczną, druk tych dokumentów wciąż jest tak popularny.

Tylko garstka badanych stwierdziła, że tak jest im wygodniej, lub że nie ma stosownej wiedzy odnośnie tego, jak wystawić fakturę online. Na drugim miejscu wśród odpowiedzi, z wynikiem kilkunastu procent w obu grupach, znalazło się przyzwyczajenie. Jest to dość zrozumiałe, biorąc pod uwagę jak wielką siłą jest siła przyzwyczajenia. Ale najciekawsza była najczęściej udzielana odpowiedź. Przedsiębiorcy drukują faktury, bo… tego wymagają od nich ich kontrahenci!

Wymogi kontrahentów są silniejsze, niż przyzwyczajenie. Pozostaje tylko zadać pytanie, dlaczego kontrahenci każą drukować i przysyłać sobie papierowe faktury? Wskazówką może być badana grupa mikroprzedsiębiorców. Zwykle wystawiają oni faktury dla większych kontrahentów, choć nie jest to regułą. W takiej sytuacji faktura trafia w tryby obiegu dokumentów w danej firmie. Fakturę trzeba opisać, zaakceptować, przypisać koszt do działu i złożyć w segregatorze na wypadek kontroli. Wygląda więc na to, że wymogi współczesnego świata oraz elastyczne przepisy podatkowe, które na te wymogi odpowiadają, przegrywają w obliczu konieczności zmiany wewnętrznych procedur firm w zakresie obiegu dokumentów. Darmowe programy do wystawiania faktur online stają się jedynie wygodnym rozwiązaniem dla otwartych na nowinki przedsiębiorców ceniących sobie wygodę i szybkość. Dopóki jednak będą oni uderzać głową w mur wewnętrznych procedur swoich kontrahentów, dopóty najczęściej wyszukiwanym hasłem w Google będzie: „druk faktury VAT”.